Ärger um spät zugestellte Unterlagen: Rats-Post wird in Cuxhaven zum Politikum

Von Kai Koppe

Cuxhaven. Zum Vorlagenstudium sei keine Zeit geblieben, streng genommen könne man unter solchen Voraussetzungen gar nichts beschließen. In mehreren Gremien wurde in der vergangenen Woche der Vorwurf erhoben, Mitglieder seien viel zu spät mit den erforderlichen Sitzungsunterlagen ausgestattet worden. Im städtischen Bauausschuss entwickelte sich daraus eine Grundsatzdebatte. Es ging um das Verhältnis von Politik und Verwaltung.

Wer Koch und wer Kellner sei, müsse klar definiert sein: Ausschussvorsitzender Enak Ferlemann wies mit diesem Bild auf eine Dienstleistungsfunktion der Verwaltung hin. Notfalls müsse die Stadt Unterlagen per Boten verteilen.

Ärger um eine späte Zustellung von Sitzungsunterlagen hatte es bereits am Vorabend im Ortsrat Altenbruch gegeben. Dort erwog Ortsbürgermeister Christoph Frauenpreiß zunächst, eine Beschlussfindung zum Thema Hafenausbau auf die kommende Sitzung zu verschieben. Grund: Wenigstens ein Ortsratsmitglied hatte eine Vorlage erst zwei Tage vor Sitzungsbeginn zugestellt bekommen hatte.

Läuft die Zustellung schief, gibt es immer noch die Online-Version

Doch wo hatte es eigentlich "gehakt", wer war verantwortlich? Unsere Redaktion hat versucht, den Vorgang zu rekonstruieren und - einem Verwaltungshinweis folgend - auch einen Blick in das Niedersächsische Kommunalverfassungsgesetz geworfen. Wie mit Beratungsvorlagen zu verfahren ist, wird dort nicht ausdrücklich geregelt. Die Rede ist im NKomVG allein von der Tagesordnung einer Sitzung. Gremienmitgliedern muss sie in Form einer Sitzungseinladung zugehen. Christian Somnitz (Büro des Oberbürgermeisters) sprach in diesem Zusammenhang von einer Frist von zehn Tagen vor dem Sitzungstermin, unabhängig ob die Einladung digital oder analog übermittelt wird.

Hinsichtlich der Papierform hatte der Rat der Stadt bereits im Herbst 2014 den Entschluss gefasst, die Mandtstätigkeit weitgehend unter Verzicht auf gedruckte Unterlagen zu organisieren. Vor diesem Hintergrund wies Somnitz auf das Ratsinformationssystem hin, über das alle Ratsleute auf elektronische Vorlagen zugreifen können. Letztere würden hochgeladen, sobald sie vom Oberbürgermeister autorisiert worden seien. Demnach waren die oben erwähnten  Unterlagen digital abrufbar - auch für Mandatsträger, die aufgrund besserer Lesbarkeit nach wie vor die Papierform bevorzugen. Der Druck solcher Papierversionen - so kam der stellvertretende Referatsleiter auf das Zeitproblem zurück - könne eine Weile dauern, insbesondere wenn eine Vorlage nicht nur Text, sondern Pläne enthalte. Nach seiner Darstellung verzögert sich der Versand dadurch aber höchstens von einem Tag auf den nächsten. Der Ausgang von Unterlagen werde dokumentiert.

Ein Prozent der Briefe braucht laut Post länger 

Liegt das Problem folglich am Zustelldienstleister, an der Deutschen Post? "Wir stellen bundesweit an sechs Tagen in der Woche zu, selbstverständlich auch in Cuxhaven", antwortete Unternehmenssprecherin Maike Wintjen auf eine Nachfrage unserer Redaktion. Nach Wintjens Worten sind sämtliche betrieblichen Abläufe bei der Post darauf ausgelegt, Sendungen "schnell, sicher und zuverlässig zu bearbeiten und zuzustellen". Auf die letzte Postgesetzänderung anspielend sprach sie von Mindestvorgaben, die seit Anfang 2025 gelten. Danach müssen 95 Prozent der Sendungen am dritten und 99 Prozent am vierten auf den Einlieferungstag folgenden Werktag zugestellt werden. "Das bedeutet im Umkehrschluss, dass Briefe vereinzelt auch Laufzeiten von mehr als vier Tagen haben können", räumte die Post-Sprecherin ein. Die Gründe dafür könnten vielfältig und sehr unterschiedlich sein. Sie kündigte an, dass die Post dem geschilderten Einzelfall noch einmal nachgehen werde.